L’uso sempre più frequente della posta elettronica, in sostituzione dei mezzi tradizionali di trasmissione dei documenti, pone la necessità di disporre di un sistema affidabile, sicuro e coerente con le norme previste sulla documentazione amministrativa.

Per poter attivare una Pec è sufficiente rivolgersi ad uno dei gestori di PEC elencati nel sito di DigitPA (ex CNIPA).

Normativa

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
• Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68
• Codice dell´Amministrazione Digitale
• Guida ai servizi di Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee e Posta Elettronica Certificata” (Centro Tecnico della RUPA)
• Direttiva sulla trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali (Ministro per l´innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002)
• Decreto “Approvazione delle linee guida per l´adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi” (Ministro per l´innovazione e le tecnologie, 14 Ottobre 2003)
• Direttiva per l´impiego della posta elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni (Ministro per l´innovazione e le tecnologie, 27 novembre 2003)
• Direttiva Linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione per l´anno 2004. (Ministro per l´innovazione e le tecnologie, 18 dicembre 2003).

Domicilio digitale delle imprese (PEC)

obbligo di comunicazione al Registro Imprese

Al fine di portare a termine il processo di digitalizzazione nei rapporti tra le PA, le imprese ed i professionisti, l’art. 37 del D.L. 76/2020 (Decreto Semplificazioni) prevede l’obbligo per tutte le imprese di comunicare telematicamente al Registro delle Imprese il proprio domicilio digitale (già PEC), entro il 1° ottobre 2020.

Comunicazioni e variazioni al Registro delle Imprese del domicilio digitale sono esenti da imposta di bollo e diritti di segreteria. Il nuovo decreto Semplificazioni prevede un inasprimento delle misure in caso di mancato adeguamento alle nuove disposizioni. È prevista, infatti, una sanzione amministrativa per le società e per le imprese individuali che non ottemperano, che fa venir meno il precedente sistema che prevedeva, in caso di mancata comunicazione della Pec al RI, la sola “sospensione” delle pratiche al Registro imprese. In caso di mancata indicazione, le imprese incorreranno nella sanzione ex art. 2630 c.c. raddoppiata per le società o ex art. 2194 c.c. triplicata se imprese individuali.

Nessuna comunicazione è dovuta da parte delle imprese che hanno già iscritto un indirizzo PEC valido, attivo e nella loro disponibilità esclusiva.

Le imprese sono invitate a:

1. verificare il corretto funzionamento del proprio domicilio digitale (ex PEC);
2. controllare la corretta iscrizione del domicilio digitale al Registro delle imprese;
3. in mancanza di un domicilio digitale attivo richiederlo a un gestore autorizzato e comunicarlo al Registro delle imprese tramite: la procedura semplificata e gratuita “Pratica Semplice – iscrizione PEC” disponibile online all’indirizzo https://ipec-registroimprese.infocamere.it/ipec/do/Welcome.action se il titolare/legale rappresentante è in possesso di firma digitale;
4. inviare una ordinaria pratica telematica di comunicazione/variazione PEC anche servendosi della cosiddetta “procura speciale” o tramite professionista incaricato.

Per verificare l’iscrizione del domicilio digitale al Registro delle imprese:

• consultare una visura aggiornata dell’impresa, scaricabile gratuitamente dal cassetto digitale dell’imprenditore(si accede con SPID o CNS);
• ricercare l’impresa sul sito www.registroimprese.it (ricercare con nome impresa) e flaggare “non sono un robot” in corrispondenza del campo PEC.

Per le imprese inadempienti, il registro imprese provvederà successivamente ad attribuire ed iscrivere d’ufficio un domicilio digitale, sempre con pagamento della sanzione.

Le imprese per le quali il domicilio digitale è già iscritto ma che risulta revocato o inattivo, sono invitate a comunicare al Registro delle Imprese entro il più breve termine possibile un domicilio digitale valido e attivo, al fine di evitarne la cancellazione dal Registro, che sarà disposta con provvedimento del Conservatore, secondo la procedura prevista dall’art. 37 del D.L.76/2020 convertito con modificazione nella L. 120/2020, nonché l’applicazione delle sanzioni amministrative. Anche per tali imprese è prevista la sanzione di cui all’art.2630 c.c. in misura raddoppiata (per le società) e secondo quanto previsto dall’art.2194 c.c.